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GUARDA DA PAPELADA

Cada vez é maior o grau de informatização das empresas

Gestão e Negócios - 09/02/2018 11:32


Cada vez é maior o grau de informatização das empresas, mas sempre haverá necessidade de arquivamento dos documentos físicos, essa é a insaciável burocracia legal.

Apesar de todo o avanço tecnológico das últimas décadas o papel faz parte do cotidiano da burocracia das empresas, e tudo indica que ele continuará a ser empilhado em mesas e arquivos por muitos anos ainda. Em parte isso vai continuar acontecendo em virtude das exigências legais, regras e normas que obrigam que as informações sejam mantidas assim.

Alguns documentos, como contratos de trabalho, livro de registro de empregados, prontuários médicos, precisam ser guardados em papel, permanentemente. Outros tantos, como as guias de previdência e o atestado de saúde ocupacional, devem ser armazenados por até 30 anos.

Em geral, documentos que precisam ser armazenados por mais tempo, em papel, dizem respeito à relação trabalhista. Um trabalhador que vai requerer a aposentadoria pode precisar buscar nas empresas informações sobre sua vida profissional pregressa, voltando até 30 anos no passado.

Mas a verdade é que 90% dos documentos guardados nunca serão tocados outra vez após seu arquivamento.

Documentos

Prazo obrigatório de guarda pela empresa

Conciliação Bancária

5 anos

Conhecimento de Frete

5 anos

Conta de Água, Luz, Telefone

5 anos

Guias pagas de Impostos

5 anos

Duplicatas Recebidas/Emitidas

5 anos

Extrato Bancário

5 anos

Imposto de Renda Pessoa Física

5 anos após a entrega da Declaração na RFB

IPTU (Imposto Predial Territorial Urbano)

5 anos

Livro Diário / Razão

Permanente

Movimento Contábil ou Movimento de Caixa

5 anos

Livros de empregados

Permanente

Folhas de pagamento

10 anos

GFIP do FGTS

30 anos

Notas Fiscais

5 anos

 

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